凯发娱乐官网下载首页 - 聪明的老板,开会从不这样做,否则离出事就不远了
发布日期:  2020-01-09 12:32:50 

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凯发娱乐官网下载首页,编 辑:正风

来 源:一针video

今天,我们来聊一个话题——开会,听起来好像有些老生常谈,毕竟没有哪家公司、哪个团队是不开会的,但从调查的结果来看,绝大多数公司的会议无论是形式还是内容,似乎都没有产生任何的实际价值,数据如下:

中国企业管理层平均有40%~50%的工作时间是在开会;

接近30%的中国企业员工每天参加1到5个小时的会议;而25%的会议,会用来讨论其他不相干的议题;

90%参会人员承认开会时不专心、胡思乱想;73%的人承认开会时会做其他事情;还有30%的员工认为他们参加的会议毫无意义。

很多时候,你眼中那一个又一个的“重要”会议,在员工看来,不过是让他们一次又一次加班的原罪所在。

01.

不会开会的都被会开会的灭掉了

首先,我们需要明确一个问题,开会重不重要?答案自然是肯定的,甚至于在整个物种演化的过程中,开会都起到了生死攸关的作用,而人类之所以和动物不同,其实也与我们会开会有着密切的关系。

在《动物世界》或各类有关动物的纪录片中,我们能看到最类似开会场面的集体行动,就是狼群围成一圈的时候,一般是由头狼发号施令,其余狼跟着嚎叫。

即使有个别年轻狼不服从,挑战头狼,它们之间的交流,翻译出来最多也就是“瞅啥瞅”“瞅你咋地”——然后一场厮杀就开始了。而狼群内部发生斗争,是不会安排开会、讨价还价达成共识的。

不会开会,群体遇到矛盾问题,就只能暴力解决,总体能量受损,闹不好还会造成族群分裂。而开会则显示出了巨大的优势,既解决了问题,提高了群体战斗力,又避免了内部损耗。所以说开会的能力,就是组织力,就是生产力,就是战斗力。

纵观人类史,几乎也是一部开会能力不佳的人类不断被灭掉的历史,著名的印加帝国灭亡,就跟不善于开会有很大关系。

对于这一事件,大部分历史书都在强调西班牙殖民者的船坚炮利和阴险狡诈,强调“落后就要挨打”这一理念。

但事实上,当年西班牙人使用的火枪,即便是最熟练的枪手,也得要半分多钟才能装弹完成,即使发射成功,有效射程也仅有100米。半分钟之内,任何一个有经验的武士都能用弓箭长矛将对手击毙,所谓的西班牙大军更是只有190人,而印加帝国的军队却足足有8万人。

真实的情况是,当印加国王在见面仪式上被西班牙人俘获之后,整个印加军队就陷于混乱和崩溃了,因为印加人在猝然失去国王这个发号施令者之后完全没有召开紧急会议的意识,缺少统一的指挥和内部的共识,导致整个军队虽有数万人,但压根儿就是乌合之众,一盘散沙,最终庞大的印加帝国被190人的西班牙小队所灭。

简而言之,一个没有常设会议的组织,一旦面临巨大变化,就不可能有效组织起来,进行对抗。同样的道理,作为企业我们定期或不定期的召开会议,为的也正是集思广益、沟通交流、发现问题、解决问题,从而增强企业的凝聚力,以应对外部环境的种种变化。

从这个角度来看,开会怎么也没有错,可问题是,不知从何时起,我们的会议似乎越来越“变质”了。

02.低效,正在毁掉你开会的初衷

这几天,知乎上有个关于开会的话题,着实引发了一波热议:“开会要用四个小时,该不该辞职?”

题主所在的公司每周都好几次长会,一开就是四个小时,又臭又长,导致工作效率低下,所以正在考虑是否应该辞职。

答案里也全是吐槽。

有个it行业的网友现身说法,说开会四小时简直是家常便饭,特别是跟客户对需求的时候,往往开两三个小时没有任何一点输出,还时不时跑题或者吵架。

除了会议冗长,开会的时间也很让人心塞。

一个做销售的网友说,经常被领导夜里12点叫回公司开会,分析当天销售业绩,可自己明明九点多才加完班,屁股还没做热,又要杀回公司。

还有人吐槽老板,总是六点通知开会,还特别喜欢周五傍晚,还威胁员工,周五不开,那就只好周六再开,而且开会不算加班,搞得每个人都怨声载道。

不仅是普通员工,一些行业大佬其实也很烦开会。

去年10月,中国计算机大会重磅嘉宾360副总裁谭晓生,因不满中国计算机大会拖堂,临时增加议程等问题,现场怒摔话筒,并且一气之下宣布:大会可以散会了!

一时间,身边的职场朋友也纷纷感叹,自己好像不是在开会,就是在开会的路上,而工龄好像也都是加班和开会凑起来的。

那么,本来是为了解决问题,达成共识的会议,为何在今天却成为了大家如此抵触的对象呢,细究原因,其实无非两个字,那就是低效。

《哈佛商业评论》进行的一项调查显示,在93%的企业中,一个每周一次的常务会议可能都是低效率。无效的会议和充满散漫的领导讲话、俗气的幻灯片和痛苦的沉默……

我们也可以想想,所召开的会议里有多少次是自己在喊口号,灌鸡汤,偶尔讨论一下关键问题,也是没完没了地讨论,永远得不出结论,很多时候,我们是不是把开会当成了满足自己表现欲的秀场呢?

久而久之,在员工心里开会的目的也就变成了敷衍领导的舞台,极尽吹捧之能事,这对于真正想做事的人来说,确实是无比痛苦的。

更难以忍受的是,有些会议里还充斥着争吵扯皮、人身攻击、长篇大论、议而不决、大会套小会,最后往往都是你开你的会,我干我的活。

无效的会议增多之后,公司效率不但不见长,反而会带来更多的关系问题和管理矛盾。

03.

5项制度,提高开会效率

既然无效冗杂的会议劳民伤财,员工怨声载道,那么作为管理者,我们就要踏下心来思考该如何提高会议效率的问题了,否则所谓的动员会,无非是老板一个人表演“独角戏”。

在这方面,万达的开会理念或许值得我们好好学习一番。

在万达,开会的ppt有张数限制,如果你不能在特定时间内说完,说明你能力有问题。

开会从来没有空话、废话,没人是想来听你唠叨的。因此,如果万达会场你跑题了,轻则发言或汇报被打断,重则会被训:“这个根本用不着跟我汇报”。

具体的内容,我们不妨一条条来看:

1.提前早到10分钟

在万达,如果你敢迟到,一定很难堪。不是因为处罚有多狠,而是你的心理体验会很难堪。

曾经有个总经理级别的领导,第一次开总裁会,通知的时间是9点,他“掐点”去的,一进会场,大家都在用异样的眼神看他,看得他心里直发毛。会后,有同事好心提醒:下次早点吧,就你敢“掐点”来。

第二次开会,他提前5分钟到。但还是被异样的目光“洗礼”了一番。他不解,后来才知道,在万达开会有个不成文的规定:

大大小小的会,下一级一定要比上一级提前早到10分钟。这不仅是一种尊重,更是一种态度。

2.内容精准,准时散会

准时开会容易,准时散会难。

但在万达,会议手册上几点结束,基本都会几点结束,极少拖延。

因为,万达做到了3点:

1)会议通知时,明确会议开始、结束时间;

2)安排切实可行的会议议程,明确每件事的讨论时间;

3)说好几分钟,就几分钟,每条发言必须精准,不浪费时间。

长此以往,制度约束,加上所有人的时间观念、责任意识,万达基本能把会议时差控制在5分钟内,做到发言精准,准时散会。

3.最多10张ppt,只要干货

万达开会从来没有废话,开会就是要解决问题。因此,常有发言被打断,因为跑题,或者“这个内容根本用不着跟我汇报”。

万达开会的ppt,都有规范模板,一般会议不许超过10张,给董事长或总裁汇报不超过3张。

这3张都是筋骨型内容,筋骨后都有超链接,如果领导问细节,后面有细致内容补充汇报。

曾有一家企业要来万达全面取经,万达每个业务板块的一把手,每人10张ppt、15分钟,把关键交代得清清楚楚。效率之高、干货之干,让那家企业的高管惊叹不已。

4.让有话语权的人亲自开会,不许找替身

万达开会,要求管事的来开会。

要能拍板、能定意见、能代表部门参会。不能随便派人走过场,不能在涉及部门业务时说:“不清楚”、“不归我负责”、“我回去汇报后才能确定”等。

总裁听会,必须副总裁汇报;副总裁听会,必须总经理汇报。领导开会,问什么答什么,不要指望糊弄领导,不要指望迂回战术。

这种严格的制度文化,看上去非常不人性,其实恰恰相反。因为,这保证领导必须身体力行,全面了解,不能执行人来替你汇报。

领导人以身作则,是企业文化中最宝贵的一面,也是真正的人性化。

5. 会后落实,专人督办

开完会,不落实等于白开。

万达每个部门有周例会、月度会和季度会,还有半年总结会和全年大会。重要会议都有纪要,还有一套强大的会议督办系统。

开会确定的事,要落实到每个人、每件事以及具体时间段,通过量化指标来跟踪落实情况。

执行人会看到,工作任务、截止日期、目前进度等。项目负责人对照汇报,完成了哪些工作,还需要做哪些工作,下次开会预计进度,能否如期完成等。

还会有专人负责记录,将这些数据录入系统,下次开会一一核对复盘,再建立新的任务进度。

提升开会效率,是每个团队的必修课,万达集团这5项制度,想来可以成为大部分团队的会议管理模板。

04.

结语

关于开会,管理学家德鲁克其实也早已一针见血的指出:

“会议应该是不得已的例外,不能视为常规,一个人人都随时开会的组织,必然是一个谁都不能做事的组织。”

是啊,我们之所以要开会,只是因为各有各的工作,要靠彼此合作才能完成某一特定任务;我们之所以要开会,只是因为某一情况所需的知识和经验,不能全部装在一个人的头脑里,需要集思广益。

会议不是游戏,更多的时候,可能需要我们在开会前好好想想,这个会,真的有必要开吗?

参考资料:

《开会要用四个小时,我要不要辞职?》 猎聘

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